Cílem tohoto dokumentu je Vás informovat o pravidlech, kterými se řídí naše společnost při zacházení s Vašimi osobními údaji ao rozsahu a účelu jejich zpracování.
Kdo údaje zpracovává
Správcem a zároveň i zpracovatelem osobních údajů je společnost ECOM sro (dále také „správce údajů“) se sídlem Zahradní 276, 517 71 České Meziříčí, IČ 15041042, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové oddíl C, vložka 613. Veškeré vaše poskytnuté osobní údaje budou zpracovány a chráněny způsobem popsaným v těchto pravidlech.
Jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje
Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů v platném znění (dále jen „ZOOÚ“) a Nařízením EU 2016/679, o ochraně osobních údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů ao volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“). Zpracováváme je výhradně pro účely naší obchodní činnosti a všichni naši zaměstnanci jsou v této záležitosti řádně proškoleni, ví, že musíme chránit osobní údaje a jsou vázáni mlčenlivostí. Naši zaměstnanci jsou zároveň poučení, že nesmí zpřístupňovat osobní údaje neoprávněným osobám. Zpracování provádíme automatickým způsobem pomocí informačních technologií, ale i manuálně našich zaměstnanců.
Jaké osobní údaje zpracováváme a proč
Máme osobní údaje našich zaměstnanců, dodavatelů a zákazníků (jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefonní číslo a další nezbytné osobní údaje). Máme pouze osobní údaje potřebné pro podnikání. Nepotřebné osobní údaje údajů nesplníme, pokud zákon nenařizuje uchování, tak je mažeme. Nemáme citlivé údaje ani nevedeme zdravotní záznamy (kromě posudků o zdravotním stavu a práceschopnosti zaměstnanců).
Důvody ke zpracování mohou být tyto:
- Plnění právních povinností správce (povinnost ze zákona – účetní, daňová, právní, …)
- Plnění smlouvy (uplatňování práv a plnění povinností ze smlouvy, objednávky, …)
- Oprávněný zájem (k zajištění ochrany našich zákonných práv – správa pohledávek, soudní/správní/jiná řízení)
- Marketingová sdělení (novinky a informace z oblasti nabízených produktů)
Kde osobní údaje máme uloženy
Osobní údaje v elektronické podobě máme v počítačích, na serverech a telefonech chráněných heslem. Dokumenty s osobními údaji v listinné podobě máme v uzamčené skříni (pracovní smlouvy, mzdové výměry, …).
Jak dlouho osobní údaje uchováváme
Vaše osobní údaje získané za účelem plnění této smlouvy uchováváme po dobu trvání práv a povinností vyplývajících ze smlouvy a po dobu nezbytně nutnou dle platných zákonů.
Vaše osobní údaje získané za plnění právních povinností (např. fakturační údaje) uchováváme po dobu nezbytně nutnou dle platných zákonů.
Vaše osobní údaje získané za účelem oprávněného zájmu udělujete na dobu nezbytně nutnou k uplatnění oprávněných zájmů správce, jakmile tyto skutečnosti pominou, osobní údaje budou smazány.
Souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů pro marketingové účely udělujete na dobu neurčitou s tím, že lze tento souhlas kdykoliv s okamžitou platností odvolat.
Kdo bude Vaše osobní údaje zpracovávát
Správcem a zároveň zpracovatelem Vašich osobních údajů je společnost ECOM sro Vaše osobní údaje mohou být jménem správce poskytnutého i třetích stran v souvislosti se zajištěním např. našich webových stránek, e-shopu, technické podpory, poradenství a podobně. Se všemi těmito zpracovateli jednáme na základě smlouvy, která obsahuje pravidla ochrany osobních údajů dle platných právních předpisů. Tito dodavatelé jsou vázáni mlčenlivostí.
Bezpečnost
Bezpečí Vašich osobních údajů je pro nás prioritou, proto máme ve společnosti nastaveny takové elektronické, technické a systémové postupy pro ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů, aby nedošlo k jejich zneužití či zveřejnění. Nikomu neoprávněnému nezpřístupňujeme osobní údaje. Nikomu neposíláme nevyžádanou poštu. Naši dodavatelé ví, že musí chránit osobní údaje, že je nesmí zpřístupňovat neoprávněným osobám.
Odvolání Vašeho souhlasu
Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely lze kdykoli odvolat, čímž dojde k vymazání Vašich údajů z databáze pro rozesílání obchodních sdělení. Odvolání můžete provést na adrese sales@ecom.cz nebo v zápatí přijatého newsletteru.
Osobní údaje, které musíme uchovávat ze zákona, nemohou být smazány či odvolány dříve, než nám ukládá zákonná povinnost.
Jaká máte další práva ke vztahu ve vašem osobním údajům
Nositele osobních údajů seznamujeme, zpracováváme jejich osobní údaje a mají právo na:
- Přístup - může po nás požadovat informaci, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme
- Opravu - může po nás vyžadovat opravu nepřesných údajů
- Výmaz - můžeme po nás odstranit z naší databáze
- Přenositelnost údajů - můžete si nechat přenést osobní údaje o Vás k jinému správci
- Vznést námitku - můžete podat námitku proti zpracování osobních údajů přímo u naší společnosti nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů
Závěrečená ustanovení
Pravidla ochrany soukromí jsou vydána v elektronické podobě a nabývají účinnosti dnem 25. 5. 2018.